Kurultaya başvuru ve kayıt süreçleri üç çeşittir:

(i) Genişletilmiş özet gönderimi

(ii) Tam metin bildiri veya araştırma/derleme makalesi gönderimi

(iii) Katılım teyit formu yoluyla katılım onayı

Genişletilmiş özet ile başvurusu kabul edilen yazarlar, kurultay sonrasında çalışmalarını tam metin bildiri ya da araştırma/derleme makalesi gönderebilirler.

Bildirilerin kocak.konyadergisi.net adresi üzerinden sisteme giriş yapılarak “Bildiri Gönder” sekmesi aracılığıyla iletilmesi öncelenmektedir. Bu yüzden e-postayla başvuru modeli yerine Open Journal Systems (OJS) tabanlı çevrim içi yönetim sistemi tercih edilmektedir. Bu sayede hem hakem değerlendirme süreçleri hem de bildiri yayınlama aşamaları çok daha şeffaf, hızlı ve standartlara uygun şekilde yürütülecektir. Ayrıca her bir bildirinin kendine ait özel bir üst veri sayfası olacaktır. DOI ve ORCID entegrasyonu ile tam metinlere doğrudan ve hızlı PDF indirme erişimi sağlanacaktır. Böylece çalışmalar uluslararası akademik veri tabanlarında ve dizinlerde çok daha etkili biçimde taranıp indekslenecektir.

Tüm bildirilerin kocak.konyadergisi.net adresi üzerinden Bildiri Gönder sekmesi aracılığıyla başvuru sistemine giriş yapılarak iletilmesi tercih edilse de isteyenler, teknik aksaklık yaşayanlar veya mücbir sebepleri olanlar, çalışmalarını e-posta yoluyla iletebilirler.

Başvuru Değerlendirmesi ve Sunum Öncelik Kriterleri: Kurultay programında araştırma sunumlarına tahsis edilen süre ve oturum kotaları sınırlı olduğundan, başvuru yoğunluğu durumunda; özgün araştırma bulgularını içeren, veri temelli ampirik sonuçlar ortaya koyan ve tam metin bildiri veya araştırma makalesi formatında sunulması taahhüt edilen çalışmalara kabul sürecinde öncelik tanınacaktır.

Önceden Kaydedilmiş ve Yedek Videoların Teslimi ve Formatı: Asenkron sunum yapacak araştırmacıların yanı sıra canlı sunum gerçekleştirecek katılımcıların da teknik aksaklık, bağlantı kopması veya beklenmeyen durumlara karşı bir önlem olarak hazırlayacakları yedek sunum videolarını; görüntü ve ses kalitesinde kayıp yaşanmaksızın indirilebilmesi ve kurultayın arşiv havuzuna (tv.kocak.konyadergisi.net) aktarılabilmesi amacıyla orijinal dosya formatında (MP4/MOV) teslim etmeleri tavsiye edilmektedir. YouTube altyapısı üçüncü taraflara yönelik doğrudan ham dosya indirme desteği sunmadığından, videoların YouTube izleme bağlantısı yerine doğrudan Google Drive drive.konyadergisi.net üzerinden indirme izinleri açık şekilde paylaşılması, WeTransfer vb. dosya transfer servisleri aracılığıyla iletilmesi veya e-posta yoluyla (info@konyadergisi.net) gönderilmesi zorunludur.

Kabul Bildirimleri ve Katılım Teyidi Prosedürü: Sistem altyapısındaki teknik gerekçelerle otomatik e-posta bildirimleri (SMTP) geçici olarak devre dışı bırakılmıştır. Bu doğrultuda, hakem değerlendirme süreci olumlu sonuçlanan çalışmalara ait kabul kararları, başvuru sistemi üzerindeki ilgili yazar paneline resmî not olarak işlenecek olup eş zamanlı olarak yazarların kayıtlı iletişim adreslerine harici e-posta yoluyla ulaştırılacaktır. Kabul edilen bildirilerin kurultay programına dâhil edilmesi ve sunum saatlerinin kesinleştirilmesi, katılımcıların ilan edilen katılım teyit formunu tamamlaması şartına bağlıdır. Süresi içinde teyit edilmeyen bildiriler kesin oturum programına dâhil edilmeyecektir.

Katılım ve Kayıt Ücreti Politikası: Kurultaya bildiri göndermek veya kayıt yaptırmak için herhangi bir ücret alınmamaktadır.

Başvuru ve Sunum Sınırı: Her katılımcı, kurultaya en fazla iki (2) çalışma ile başvuruda bulunabilir ve programda en çok iki sunum gerçekleştirebilir.

Resmî Davet Mektubu Talepleri: Katılımcılar, kurumsal izin veya vize süreçlerinde kullanılmak üzere KoÇaK Düzenleme Kurulu’ndan resmî davet mektubu talep edebilirler. Davet mektubunun tanzim edilebilmesi için ilgili bildiri başvurusunun yapılmış olması zorunludur. 

Hüküm ve Koşulların Kabulü: Başvurusunu tamamlayan tüm katılımcılar kurultay politika, usul ve ilkelerini peşinen kabul etmiş sayılır. Kurultay süreçlerine ilişkin ayrıntılı yasal ve operasyonel çerçeve için lütfen ilgili sayfada yer alan «Şartlar ve Koşullar» metnini inceleyiniz. 

İletişim: Katılımcılarla yürütülecek tüm resmî bilgilendirme, koordinasyon ve teyit süreçleri esas olarak e-posta yoluyla gerçekleştirilir. Katılımcılar; başvuru, kabul, program akışı veya yasal/akademik yükümlülüklere dair e-posta aracılığıyla iletilen tüm bildirim ve onayların, yazılı ve ıslak imzalı belgelerle aynı hukuki geçerlilik ve bağlayıcılığa sahip olduğunu peşinen kabul ve taahhüt ederler.

Katılımcılarla yürütülecek koordinasyon; bireysel e-posta adresleri veya toplu bilgilendirmeler için tahsis edilen kocak26-katilimcilar@konyadergisi.net grup e-posta adresi üzerinden asenkron olarak sürdürülecektir. İhtiyaç duyulan istisnai ve acil hallerde ise telefon ya da meet.konyadergisi.net bağlantısı üzerinden görüntülü toplantılar aracılığıyla eş zamanlı (senkron) iletişim sağlanabilecektir.

Kurultay tarafından iletilen bilgilendirme iletileri, alıcı e-posta servislerinin güvenlik filtreleri nedeniyle nadiren Spam/Gereksiz E-posta klasörüne düşebilmektedir. İletişim aksaklıklarını önlemek adına katılımcıların Spam klasörlerini düzenli olarak kontrol etmeleri; gelen iletileri "Spam Değil" olarak işaretlemeleri ve @konyadergisi.net alan adını e-posta ayarlarından Güvenli Gönderenler Listesi'ne (whitelist) veya gelen kutusu filtre kurallarına eklemeleri önerilir. Ayrıca info@konyadergisi.net ve konyadergisi@gmail.com adreslerinin e-posta kişi listenize (rehber) kaydedilmesi, tüm resmî bildirimlerin doğrudan ana gelen kutunuza ulaşmasını sağlayacaktır.

Kurultay Değerlendirme ve Geri Bildirim Süreci: Kurultayın organizasyonel niteliğini, akademik verimliliğini ve gelecekteki etkinliklerin planlamasını geliştirmek amacıyla katılımcılardan; Google Forms altyapısı üzerinden hazırlanmış olan «Kayıt Formu» ve kurultay bitiminde erişime açılacak olan “Değerlendirme Anketi” başlıklı iki ayrı formun doldurulması talep edilecektir.

Katılımcı Rehberi ve Paylaşım Politikası: Kayıt formunda aksi açıkça ve yazılı olarak talep edilmedikçe; katılımcıların ad, soyad, unvan ve kurumsal aidiyet bilgileri, kurultay içi akademik etkileşimi ve profesyonel ağ iletişimini güçlendirmek amacıyla hazırlanacak olan resmi kurultay katılımcıları rehberinde yayımlanacaktır.

Doçentlik ve Akademik Ölçütlere Uygunluk (Branş Derneği Görevlendirmesi): Üniversitelerarası Kurul (ÜAK) doçentlik kriterleri uyarınca; kurultayımızın düzenleme komitesinde, ilgili branş/alan derneğinin (Alan Çalışmaları Derneği) yönetim veya yetkili karar organı tarafından resmî olarak görevlendirilmiş akademisyen temsilcileri yer almaktadır. Bu doğrultuda kurultayımız, mevzuatta öngörülen resmî görevlendirme ve kurumsal temsil şartlarını eksiksiz karşılamaktadır.